Главная Промышленная автоматика.

• сотрудники, которые в силу своих обязанностей должны часто и тесно контактировать с менеджером проекта или другими членами офиса проекта;

• лица, работу которых в противном случае невозможно эффективно контролировать ввиду организационных или географических особенностей.

Ниже приводится список должностей, на которые могут назначаться ключевые члены команды проекта:

• менеджер проекта всегда рассматривается как управляющий офисом проекта (даже если офис состоит из одного человека);

• инженер проекта может быть назначен в офис проекта ответственным за проектирование и разработку продукта, особенно в тех случаях, когда продукт является новым для компании или в его создание вовлечены различные подразделения, как обсуждалось выше. В противном случае инженер проекта должен оставаться сотрудником ведущего инженерно-технического подразделения;

• администратор по контрактам должен оставаться сотрудником подразделения администрирования контрактов, исключая ситуации, когда работа идет над очень большими, рассчитанными на долгое время программами. Данное ответственное лицо может физически находиться в помещении офиса проекта, сохраняя при этом административную принадлежность своему подразделению;

• контролер проекта всегда должен быть сотрудником офиса проекта (если не считать случаев, когда необходимость в полной его занятости отсутствует), или соответствую1цую функцию выполняет орган централизованного планирования и контроля;

• бухгалтер проекта должен оставаться сотрудником бухгалтерии, если только дело не касается очень больших программ, выполняемых в течение значительного времени. Так же как и администратор по контрактам, бухгалтер, будучи сотрудником бухгалтерии, может находиться в офисе проекта;

• координатор по производству должен оставаться сотрудником производственной организации (предпочтительно в должности менеджера по производству) или отдела управления производством. Если производство продукта требует существенного вклада более чем одного подразделения, может возникнуть необходимость назначить это лицо в офис проекта, чтобы обеспечить эффективную координацию действий всех участников;

• координатор по закупкам (обеспечению) и заключению договоров с субподрядчиками в большинстве случаев должен оставаться сотрудником отдела закупок;

• менеджер по вводу в жсплуатацию и сопровождению почти всегда должен оставаться сотрудником отдела ввода в эксплуатацию (или отдела с аналогичными

функциями), если таковой существует в организации, ответственной за исполнение проекта. Исключение может быть сделано в особьпс обстоятельствах, требующих назначения менеджера по внедрению и сопровождению в офис проекта.

Концепция команды проекта

Как обсуждалось в главе 5, вне зависимости от того, назначается ли человек в офис проекта или продолжает оставаться сотрудником своего функционального подразделения, все участники, имеющие четко определенные обязанности по разным направлениям проекта, рассматриваются как члены единой команды. Одна из главных задач менеджера проекта - проинформировать всех членов команды проекта о том, что они являются таковыми. Выработка командного духа, как уже неоднократно подтверждалось, значительно способствует выполнению сложных проектов с напряженным графиком. Внешние участники проекта (поставщики, подрядчики, консультанты, инженеры и т.д.) наравне с представителями заказчика входят в команду проекта.

Организационная схема проекта

На рис. 7.8 изображена типичная структура команды проекта в виде классической схемы организации. Во избежание путаницы необходимо ясно понимать, что именно и каким образом представлено на этой схеме. Она может оказаться полезной для того, чтобы выделить ключевых членов команды проекта и показать те их взаимоотношения друг с другом и с менеджером проекта, которые должны поддерживаться для осуществления целей проекта. Необходимо подчеркнуть, что данная схема не предполагает рассмотрения постоянных отношений подчиненности, представленных обычно на классических организационных схемах компаний.

9.2 ОБЯЗАННОСТИ МЕНЕДЖЕРА ПРОЕКТА

в дополнение к общему перечню обязанностей менеджера проекта, данному в главе 4, предлагаемое далее описание обязанностей менеджера проекта может быть взято за основу при разработке ролевых инструкций для отдельно взятого проекта. Некоторые из перечисленных обязанностей могут оказаться нереализуемыми в конкретном проекте или неприменимыми к нему. Тем не менее в ролевую инструкцию менеджера проекта рекомендуется по возможности включить все упомянутые обязанности, оформить ее документально и довести до сведения всех менеджеров, имеющих отношение к проекту.



Запуск проекта на исполнение

Менеджеру проекта надлежит:

• определить круг лиц, которые должны стать ключевыми членами команды проекта, и обозначить их обязанности;

• быстро и эффективно составить план проекта и запустить проект на исполнение (см. главу 1);

• обеспечить поставку всего оборудования, документов и услуг заказчику для приемки и использования в соответствии со сроками и стоимостью, указанными в контракте;

• добиться от всех связанных с проектом подразделений и внешних участников полного понимания требований заказчика;

• вместе с ответственными менеджерами и ключевыми членами команды принимать участие в формулировании общих целей, разработке стратегий, бюджетов и расписаний проекта, руководить этим процессом;

• планировать все работы в рамках проекта так, чтобы удовлетворить требования заказчика и руководства. Убедиться, что для всех работ предусмотрен реалистичный график исполнения, выделены необходимые ресурсы и обеспечено должное управление;

• своевременно выявлять недостатки плана и отклонения от него;

• убедиться в том, что для исправления выявленных недостатков и отклонений предпринимаются соответствующие действия, и контролировать их выполнение;

• убедиться, что платежи по контракту получены в соответствии с его условиями;

• поддерживать все необходимые контакты с заказчиком и проследить, чтобы они осуществлялись соответствующими членами команды;

• рассматривать и разрешать конфликты и разногласия между функциональными подразделениями по отдельным работам или операциям;

• поддерживать постоянный контакт со всеми участвующими в проекте сотрудниками функциональных подразделений для обеспечения коммуникации (информационного обмена), необходимой при выполнении ими обязательств по проекту;

• принимать необходимые решения на более высоких уровнях в соответствии с установленными процедурами, чтобы обеспечить достижение целей проекта;

• подцерживать контакт с высшим руководством в целях выявления проблемных областей и информирования о состоянии проекта.

Отношения с заказчиком

в тесном сотрудничестве с отделом по работе с клиентами или отделом маркетинга менеджеру проекта предстоит:

• получить от заказчика всю необходимую техническую информацию, а также выяснить ограничения по стоимости и срокам;

• установить хорошие рабочие взаимоотношения с заказчиком во всех областях проекта: управления, заключения договоров, оплаты счетов, юридической, финансовой, системного проектирования, инженерного проектирования, внедрения и эксплуатации продукта проекта;

• организовывать и принимать участие в рабочих совещаниях с заказчиком (по вопросам контрактов, планирования, инжиниринга, эксплуатации);

• рассматривать все технические и операционные вопросы, которые возникают у заказчика, и отвечать на них, прибегая к помощи специалистов из функциональных подразделений.

Администрирование контрактов

Менеджер проекта обязан:

• выявлять возможные области рисков для контрактов и инициировать необходимые действия, направленные на информирование высшего руководства и предотвращение таких рисков;

• готовить и отсылать всю касаюгоуюся контрактов корреспонденцию (или предварительно утверждать ее, если отсылка будет выполняться другими людьми);

• координировать деятельность администратора по контрактам в соответствии с требованиями проекта;

• готовить проведение переговоров по контрактам и участвовать в этих переговорах;

• выяснять, какие контрактные обязательства еще не выполнены;

• извещать подразделения инжиниринга, производства и внедрения о контрактных обязательствах и допустимых отклонениях;

• готовить соответствующие документы (описывающие историю вопроса или текущее состояние) по любому контрактному или техническому аспекту программы при необходимости их использования в переговорах или судебных разбирательствах.



Планирование, управление, отчетность, оценка и руководство проектом

Обязанности менеджера проекта:

• осуществлять руководство и принимать участие в планировании проекта, ведении отчетности, проведении оценки и выработке решений с учетом особенностей и содержания каждого проекта, как описано в следующих главах;

• регулярно и своевременно проводить совещания по оценке и анализу состояния проекта с ключевыми членами команды проекта для того, чтобы определить текущие и потенциальные проблемы и наметить пути их решения;

• еженедельно или ежемесячно готовить и направлять отчеты о состоянии проекта высшему руководству и заказчику (если требуется);

• курировать работу контролера проекта и подчиненного ему персонала.

Маркетинг

Следует установить и поддерживать тесные отношения с отделом маркетинга, использовать связи заказчика для получения всей возможной информации в области маркетинга, которая может пригодиться для будущего бизнеса.

Инженерно-технические аспекты

Цели менеджера проекта:

• обеспечить выполнение инженерно-техническими подразделениями обязанностей по поставке конструкторской документации и чертежей для подразделений производства, ввода в эксплуатацию в соответствии с календарными сроками и в рамках запланированных затрат, а также проверить соответствие этой документации техническим требованиям заказчика;

• в сотрудничестве с инженерно-техническими подразделениями, конструкторским бюро и производственным отделом определить и разработать календарные планы и бюджеты всех инженерно-технических работ. После их согласования санкционировать вьщеление фондов и отслеживать ход выполнения каждой задачи в проекте;

• исполнять роль связующего звена между заказчиком и перечисленными выше подразделениями (при необходимости пользуясь их помощью);

• обеспечить управление качеством, конфигурацией и стоимостью продукта;

• утверждать техническую документацию до ее предоставления заказчику;

• координировать связанное с проектом инженерно-техническое обеспечение подразделений производства и ввода в эксплуатацию, а также юридического и других отделов;

• участвовать в работе Комитета по управлению техническими изменениями (или делегировать участие другому лицу) и оказывать влияние на решения, связанные с проектом.

Производство

Менеджеру проекта надлежит:

• гарантировать выполнение производственными подразделениями обязанностей по поставке необходимого оборудования в соответствии с календарными планами и инженерно-техническими спецификациями и в рамках за-плсшированных затрат на производство;

• определить обязательства по контролю производства, вытекающие из контракта;

• разработать календарный план таким образом, чтобы выполнить условия контракта наиболее экономичным способом;

• определить потребности проекта в производственных и иных ресурсах и обеспечить их вьщеление и расходование;

• утвердить календарный план по управлению производством и отслеживать его выполнение;

• установить приоритеты проекта;

• утверждать какие-либо изменения в продукте, инициированные производственными подразделениями, до того как эти изменения будут проведены;

• утверждать инструкции по упаковке и перевозке продукта (в соответствии с процедурами, определяемыми способом перевозки), а также график поставок.

Закупки и заключение субподрядов

Менеджер проекта должен:

• контролировать выполнение ответственными за закупки и заключение субподрядов обязанностей по обеспечению проекта материалами, оборудованием, документами и услугами в соответствии с календарным планом и в пределах запланированной стоимости;

• утверждать решения о производстве или закупке комплектующих, а также о выполнении отдельных работ по проекту своими силами или привлечении к этому субподрядчиков;





0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 [39] 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73

0.0036